Những sự cố bạn thường hay gặp khi tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức sự kiện thành công và tránh gặp phải những rủi ro  không đáng có thì bạn cần phải có được một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt và có thể dự phòng được những tình huống phát sinh. Bài viết dưới đây https://bongbonghaidang.com/ sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin về những lỗi nhiều người thường gặp phải khi tổ chức sự kiện

Bạn quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp tổ chức sự kiện

Đây chính là lỗi phổ biến mà khá nhiều đơn vị tổ chức sự kiện gặp phải.  Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không.

Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.

>>> Xem thêm: Những sai lầm nên tránh khi thuê dàn âm thanh ánh sáng tổ chức sự kiện

Bạn quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp

Bạn vội vàng đặt chỗ tổ chức sự kiện mà chưa đến khảo sát địa điểm

Đây thực sự là một lỗi vô cùng lớn nếu như bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đáng chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.

Bạn vội vàng đặt chỗ mà chưa đến khảo sát địa điểm

Bạn không có những phương án giúp thu hút mọi người cùng tham gia sự kiện của bạn

 Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.

Bạn không có những phương án giúp thu hút mọi người cùng tham gia sự kiện của bạn

Bạn đặt bút kí những bản hợp đồng không rõ ràng mà chưa cân nhắc kỹ lưỡng

Đã có rất nhiều tình huống không may xảy ra đại loại như một nhân  nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. 

Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trước đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thỏa thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

Bạn không kiểm tra những ý kiến tham khảo

Bạn  cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.

Bạn cố gắng tiết kiệm tiền

Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vụ mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết định hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại.