Trước khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý gì?
Để tránh ảnh hưởng đến sự kiện hay sự kiện bất ngờ bị hủy một cách đáng tiếc bởi những “lý do đặc biệt”, khi tìm thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần kiểm tra thông tin thật kỹ càng nhằm có những phương án chuẩn bị hợp lý nhất và lường trước được các khoản chi phí phát sinh ngoài mong muốn.
Bạn cần biết phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
Đây chính là câu hỏi mang tính chất quyết định ngân sách, kế hoạch thực hiện và setup của sự kiện do đó hãy làm rõ phần “gồm những gì” và “chưa bao gồm những gì”. Ví dụ như phòng tiệc có màn hình LED nhưng để sử dụng thì bạn phải trả thêm phí.
Bạn cần biết phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Bên thuê địa điểm có giới hạn trang trí, chỉnh sửa trong khu vực sự kiện hay không?
Để giúp cho sự kiện được diễn ra đúng theo mong muốn và thể hiện đúng thông điệp tới người tham dự, rất hiếm khi bên tổ chức sự kiện dùng y nguyên các trang trí có sẵn của địa điểm mà phải sửa sang, thêm thắt. Bạn cần chú ý kiểm tra với bên cho thuê để chắc chắn rằng ý tưởng trang trí của mình nằm trong giới hạn cho phép và có thể thực hiện được.
“Cẩn tắc vô ưu” bởi có nhiều rủi ro tiềm tàng trong sự kiện khó có thể lường trước. Cần làm rõ quy định và trách nhiệm của hai bên về bồi thường khi có hư hại xảy ra phòng khi có sự cố xảy ra.
>>> Có thể bạn quan tâm: Có nên thuê cổng hơi, khinh khí cầu cho các sự kiện?
Bên thuê địa điểm có giới hạn trang trí, chỉnh sửa trong khu vực sự kiện hay không?
Bố cục không gian có phù hợp với tính chất của sự kiện hay không?
Trước khi tiến hành khảo sát địa điểm, quý khách cần hiểu rõ tính chất buổi lễ của mình như thế nào; để có thể so sánh, đối chiếu giữa địa điểm có phù hợp với kế hoạch của sự kiện hay không. Ví dụ như một buổi hội thảo du học thì không thể tổ chức ở trung tâm hội nghị tiệc cưới. Ngoài ra cần xem xét những đặc điểm bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức, để xem có thể kết hợp với các ý tưởng dàn dựng ban đầu hay không như phong cách địa điểm, bố cục tổng thể, màu sắc chủ đạo của địa điểm, kiểm tra chiều cao, chiều rộng của trần nhà, cổng ra vào có đúng với bản thiết kế, trang trí hay không. Sức chứa tối đa của địa điểm theo các kiểu bàn ghế đã định sẵn. Xem xét cách bố trí sân khấu, khán đài với vị trí khán giả. Có các trụ cột che khuất tầm nhìn của khách tham dự không?
Khảo sát không gian sự kiện bao gồm khảo sát sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan. Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện cho công tác tổ chức. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa.
>>> Tham khảo ngay: Địa chỉ cho thuê cổng hơi tphcm
Bố cục không gian có phù hợp với tính chất của sự kiện hay không?
Địa điểm tổ chức sự kiện có an toàn hay không?
Để đảm bảo mọi tình huống xấu nhất sẽ xảy ra; doanh nghiệp cũng nên lường trước mức độ an toàn của địa điểm tổ chức như: hệ thống báo cháy, công cụ phòng cháy chữa cháy. Công tác phòng cháy chữa cháy nên được thoả thuận giữa hai bên. Có lối thoát hiểm riêng khi có sự cố, cách sơ tán người khi có hoả hoạn. Có các bệnh viện, đồn công an gần đó hay không.
Khu vực bãi đỗ xe của địa điểm tổ chức sự kiện có thuận lợi hay không?
Dù là một yếu tố nhỏ nhưng bãi đậu xe cũng là một yếu tố cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều có khu vực bãi giữ xe riêng. Tuy nhiên với một số địa điểm đặc thù như quán cà phê, sân vận động hay các sự kiện ngoài trời, trên đường phố thường không có bãi giữ xe hoặc bãi giữ xe nằm cách rất xa khu vực tổ chức. Điều này sẽ gây bất tiện cho khách tham dự nên cần xem xét yếu tố này để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng đến toàn bộ các hạng mục trong sự kiện. Do đó, cần lập bảng checklist khảo sát địa điểm và đánh giá lại các yếu tố để chọn ra địa điểm phù hợp nhất.
