Tổ chức sự kiện ngoài trời và những rắc rối có thể xảy ra
Tổ chức sự kiện ngoài trời đang được rất nhiều doanh nghiệp tổ chức lựa chọn. Cách thức tổ chức này có được những ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, sức chứa lớn, quý khách có thể hòa cùng với màu xanh của thiên nhiên. Bên cạnh đó để event đó được diễn ra thuận lợi bạn cũng cần phải lưu ý một số những lỗi sau thường xảy ra.
>>> Tham khảo thêm: Những lưu ý bạn cần biết khi thiết kế sân khấu sự kiện
Gặp rắc rối với vấn đề về giấy phép
Bạn biết là trong một ngày có hàng trăm sự kiện lớn nhỏ diễn ra. Địa điểm mà các event ngoài trời thường diễn ra ở các công viên, khu du lịch sinh thái,… và trong số đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép. Nếu như may mắn không bị các lực lượng chức năng “sờ gáy” thì bạn có thể không việc gì, nhưng nếu như không may mắn thì sẽ có rất nhiều phiền toái xảy ra với bạn.
Gặp rắc rối với vấn đề về giấy phép
Để sự kiện của bạn được diễn ra suôn sẻ nhất mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục cần có. Trước tiên đó là giấy phép xin tổ chức event ngoài trời. Nơi mà bạn có thể đăng ký giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở văn hóa thể thao và Du lịch. Xin lưu ý rằng chương trình của bạn càng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền.
Ngoài việc xin cấp phép tổ chức sự kiện thì việc bạn tiến hành thực hiện một số công tác truyền thông trước sự kiện như treo banner, băng rôn cũng cần phải xin phép.
Bạn cần lường trước sức hút lớn nhất của sự kiện
Bạn cần lường trước được sức hút lớn nhất của các sơn kiện để có được phương án dự phòng. Một event ngoài trời không khó để thu hút được số lượng người tham gia nhưng liệu bạn có giữ được chân của khách. Như vậy đồng nghĩa với việc event của bạn phải có nhiều hoạt động để có thể lôi cuốn được sự thu hút được khách hàng. Hãy bày tỏ sự quan tâm của nhà tổ chức tới tất cả khán giả, đừng bỏ rơi bất cứ một thành viên nào ở phía dưới sân khấu.
Bạn cần lường trước sức hút lớn nhất của sự kiện
Lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng
Với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện.
Có phương án xử lý vấn đề vệ sinh môi trường
Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống.
Có phương án xử lý vấn đề vệ sinh môi trường
Lưu ý đến giờ giấc và trang phục của khách mời
Khi tổ chức sự kiện lớn, đặc biệt có sự góp mặt của các khách mời, sao hay những người nổi tiếng thì bạn cần lưu ý đến giờ giấc đề của họ. Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người quản lý của Sao trước khi ký hợp đồng với các điều khoản rõ ràng và chặt chẽ. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến.
Tổ chức sự kiện ngoài trời có được những ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, sức chứa lớn, quý khách có thể hòa cùng với màu xanh của thiên nhiên. Hy vọng với những chia sẻ thông tin bên trên bài viết này của chúng tôi sẽ giúp cho bạn có thể tổ chức được những sự kiện ngoài trời thành công nhất, tạo được ấn tượng trong lòng công chúng. Hải Đăng chúc các bạn thành công.
