Tổ chức sự kiện ngoài bãi biển và những lưu ý bạn không nên bỏ qua
Mùa hè đã đến, có rất nhiều những chuyến du lịch được thực hiện tại các bãi biển. Với đặc điểm không gian thoáng mát, lãng mạn, phong cách hiện đại và sức chứa lớn….rất thích hợp cho các sự kiện tổ chức ngoài trời, thì bãi biển được khá nhiều doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn để tổ chức các sự kiện lớn của mình. Nhưng bên cạnh những thuận lợi trên thì vẫn còn những lưu ý mà bạn, những người tổ chức sự kiện phải để ý
Lưu ý đến yếu tố địa điểm
Cách tốt nhất để bạn có thể tổ chức sự kiện ngoài bãi biển đó chính là chọn những khách sạn hay resort gần bờ biển vì sẽ thuận lợi về nhiều mặt so với việc thuê bãi biển trống.Bởi, bên trong những địa điểm đó đã có những dịch vụ đi kèm, bạn sẽ không còn quá lo lắng về chất lượng dịch vụ.
Cách tốt nhất để bạn có thể tổ chức sự kiện ngoài bãi biển đó chính là chọn những khách sạn hay resort gần bờ biển
Bên cạnh đó, do sự kiện bãi biển sẽ được tổ chức ngoài trời, nên bạn cần tìm những nơi thích hợp để có thể tiện cho việc cắm cọc, neo dây để dựng các nhà bạt, hoặc dựng sân khấu ngoài trời.
Lưu ý đến yếu tố thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài bãi biển
Bên cạnh yếu tố về địa hình thì yếu tố thời tiết cũng chính là yếu tố vô cùng quan trọng bạn không thể bỏ qua được khi có ý định tổ chức sự kiện ở ngoài bãi biển. Về vấn đề thời tiết, đây được xem là yếu tố phức tạp nhất, gây đau đầu cho nhà tổ chức bởi một chương trình dù có hoành tráng đến đâu nếu không chú trọng yếu tố thời tiết thì mức độ rủi ro rất cao. Hơn nữa, vì ngoài biển nên rất dễ mưa nên bạn cần chuẩn bị tốt cho khâu tổ chức và dự phòng.
>>> Tham khảo thêm: Những lưu ý bạn cần biết khi tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo
Lưu ý đến yếu tố thời tiết khi tổ chức sự kiện ở bãi biển
Lưu ý đến vấn đề phục vụ tiệc
Việc phục vụ tiệc cho khách ở ngoài bãi biển không hề đơn giản chút nào và bạn cần phải có những tính toán vô cùng kỹ lưỡng. Bởi lẽ điều kiện ở biển khác với trong khách sạn: Gió, cát, sương, .... Để đảm bảo các tiêu chuẩn về thẩm mỹ cũng như vệ sinh, chất lượng thức ăn, người phụ trách và đội ngũ phục vụ thực sự phải cố gắng rất nhiều.
Lưu ý đến vấn đề khách mời
Khách mời cũng là vấn đề bạn cần phải lưu ý khi có ý định tổ chức sự kiện để tránh xảy ra những tình huống không đáng có phát sinh. Không phải khách mời nào cũng muốn dùng tiệc hay tham gia chương trình trong một không gian trống với gió thổi bạt mọi thứ đi. Điều này bạn nên thông báo cho khách hàng của bạn nếu họ có ý định tổ chức tiệc bên bờ biển, vì nhiều khi khách mời của họ sẽ không hài lòng nếu cách tổ chức không phù hợp với họ.
Tiến hành thi công và set up những yếu tố trong sự kiện
Trong tất cả những yếu tố kể trên thì có thể nói thi công chính là công việc khó khăn nhất. Có những sự kiện, đội ngũ setup thức trắng 2 đêm để hoàn thành sân khấu nước ngoài trời. Các điều kiện như mưa, gió, nhiệt độ, địa hình.... tác động trực tiếp tới thi công, do đó người tổ chức event phải điều động nhân sự thật tốt.
Tiến hành thi công và set up những yếu tố trong sự kiện
Cân nhắc đến yếu tố chi phí khi tổ chức sự kiện ngoài bãi biển
Nếu như bạn có ý định tổ chức sự kiện ở bãi biển thì chi phí là vấn đề tiếp theo bạn cần phải tính đến. Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì một event trên biển sẽ tốn kém hơn nhiều tổ chức tiệc tại các khách sạn. Bạn sẽ phải tự lo nhiều hạng mục hơn, từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trang trí, các phương án dự phòng thời tiết, thậm chí ngay cả đồ ăn và người phục vụ cũng phải thuê ngoài trong trường hợp địa điểm bạn đến không cung cấp các dịch vụ này. Vì vậy bạn cần phải tính toán và lựa chọn thật kĩ trước khi tổ chức một event bãi biển.
Trên đây chính là một số lưu ý mà đơn vị tổ chức sự kiện cần phải biết nếu như có ý định tổ chức sự kiện ở bãi biển trong mùa hè này. Chúc các bạn có được những sự kiện thật sự thành công và có những phút giây vui vẻ, hạnh phúc bên nhau.
