Tổ chức lễ khánh thành và những lưu ý bạn cần phải biết
Lễ khánh thành chính là buổi lễ tượng trưng cho sự khởi đầu, phát triển và mang lại nhiều may mắn. Đây là dịp để truyền tải những thông điệp, giới thiệu thông tin cho khách hàng về công ty, doanh nghiệp mới. Vì vậy, một buổi lễ khánh thành được tổ chức thành công và diễn ra tốt đẹp, chắc chắn là mong muốn của Ban tổ chức cũng như là những người làm chương trình. Vậy, để tổ chức lễ Khánh Thành diễn ra suôn sẻ và thành công thì cần chú ý những gì ? Hãy tham khảo ngay bài viết sau đây.
Tổ chức sự kiện chú ý đến đối tượng khách hàng
Đối tượng khách hàng chính là thông tin rất quan trọng, việc xác định được đối tượng khách hàng có thể giúp xây dựng được các kế hoạch cụ thể nhất cho buổi Lễ. Việc xác định đối tượng khách hàng bao gồm việc lên số lượng cụ thể những người cần mời tham gia buổi lễ, cần phải có một danh sách cụ thể. Bởi số lượng khách mời trong buổi lễ khai trương thể hiện quy mô, cũng như để điều phối những vấn đề sau đó. Đây là điều khách hàng cần cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.
>>> Cách thuê dịch vụ trang trí khai trương cửa hàng, click tại: https://bongbonghaidang.com/dich-vu-trang-tri-khai-truong-cua-hang/
Đối tượng khách hàng chính là thông tin rất quan trọng
Bên cạnh số lượng, có thể phân loại khách hàng bao gồm độ tuổi, giới tính, bởi việc phân loại này có thể quyết định đến bản kế hoạch, kịch bản tổ chức lễ khánh thành theo xu hướng nào. Nếu đối tượng hướng đến là những người cao tuổi thì không thể tổ chức theo kiểu quá khoa trương rầm rộ, mà cần tổ chức theo phương thức truyền thống dễ hiểu và dễ tiếp cận nhất. Còn nếu là những người trẻ, việc tiếp cận sẽ cần tạo không gian thoải mái và sôi động,…
Lưu ý chuẩn bị hệ thống thiết bị đầy đủ
Thiết bị thường được sử dụng trong sự kiện chính là yếu tố vô cùng quan trọng không thể thiếu trong bất kì một chương sự kiện nào chứ không riêng lễ khánh thành. Vì thế, trong lúc chuẩn bị setup cho chương trình bạn nên kiểm tra kỹ hệ thống trang thiết bị trong chương trình. Nhằm đảm bảo trong quá trình buổi lễ diễn ra sẽ không gặp bất kỳ sự cố như: âm thanh micro có vấn đề, ánh sáng bị hỏng,….ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình.
Thiết bị thường được sử dụng trong sự kiện chính là yếu tố vô cùng quan trọng không thể thiếu trong bất kì một chương sự kiện nào
Có kế hoạch rõ ràng về những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện
Việc chuẩn bị cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng, chu đáo trước buổi lễ diễn ra, bởi đối với nhiều khách hàng họ cần chính xác về mặt thời gian để lấy giờ đẹp, ngày đẹp cho buổi khánh thành văn phòng hay trụ sở.
Một số gợi ý về những hoạt động trong sự kiện diễn ra cho bạn đó chính là để bắt đầu chương trình có thể là một bản nhạc hoặc đội múa lân để khuấy động không khí, gây sự chú ý của những người đang tham dự buổi lễ. Sau khi mọi người đã bắt đầu tập trung có thể người đại diện của của buổi lễ khai trương sẽ đứng lên có ý kiến, mang tính chất thông báo, ra mắt mọi người trong buổi lễ.
Trong buổi lễ sẽ cần MC nên các nhà tổ chức sự kiện thường thuê MC hoặc sử dụng MC sẵn có để dẫn dắt chương trình và các bước như trong kế hoạch sẽ lần lượt được diễn ra. Cuối buổi lễ bạn có thể tổ chức một bữa tiệc nhẹ của chủ doanh nghiệp gửi đến những khách mời tham dự.
Lưu ý đến vấn đề an ninh của sự kiện
Trong ngày diễn ra lễ khánh thành, yếu tố an ninh là cần thiết để bảo vệ tài sản, nhân viên và bảo vệ khách mời. Tuy nhiên, dù không có đồ uống chứa cồn vẫn còn nhiều tình huống cần đến nhân viên bảo vệ. Đối với những công ty với ngân sách tổ chức thấp có thể nhờ bộ phận an ninh khu vực hỗ trợ cho sự kiện. Yếu tố an ninh tuy không đóng vai trò trực tiếp trong buổi lễ khánh thành, nhưng lại mang yếu tố then chốt giúp buổi lễ được diễn ra trong không khí an toàn.
Lưu ý đến vấn đề an ninh của sự kiện
Lưu ý đến vấn đề truyền thông báo chí
Những tư liệu, hình ảnh ghi nhận sự kiện lễ khánh thành rất quan trọng, vì vậy trong lễ nên có khu vực dành cho bộ phận chụp ảnh và báo chí. Bạn có thể thuê chuyên viên chụp ảnh chuyên nghiệp hoặc dùng nhân viên công ty có kinh nghiệm chụp ảnh hoặc các cơ quan báo chí truyền thông tới đưa tin. Những hình ảnh này sẽ được dùng cho việc truyền thông hình ảnh của công ty, truyền thông mạng xã hội, báo đài, TV,…
>>> Tham khảo dự án: Tổ chức khai trương quán cafe Modern Classic tại Quận 7, TP.HCM
