Thuê phòng tổ chức sự kiện tại và những lưu ý bạn không nên bỏ qua
Yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công khi tổ chức sự kiện đó chính là địa điểm tổ chức. Vậy lựa chọn địa điểm thuê phòng tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý những gì? Hãy cùng tham khảo thông tin trong bài viết dưới đây của Hải Đăng.
Lựa chọn vị trí thuê phòng tổ chức sự kiện phù hợp đối tượng tham dự sự kiện
Tùy vào tính chất của mỗi loại sự kiện như khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm, tiệc tất niên công ty, lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới … mà nhà tổ chức sự kiện sẽ đề xuất các địa điểm phù hợp. Trước khi lựa chọn, bạn hãy đi khảo sát trước trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lý tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện.
>>> Tham khảo thêm: Lựa chọn bục phát biểu phù hợp với hội trường
Lựa chọn vị trí tổ chức sự kiện phù hợp đối tượng tham dự sự kiện
Với những hội nghị diễn ra dài ngày, ngoài khu vực diễn ra sự kiện, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn hoặc resort cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Tìm hiểu các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện
Bạn cần khai thác nhu cầu của mình xem có muốn sử dụng thêm các dịch vụ hỗ trợ xung quanh hay không? Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc ngay tại sự kiện thì việc chọn địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết.
Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất. Ngoài ra, việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức cũng sẽ giúp nhà tổ chức có cái nhìn tổng quan về khu vực diễn ra sự kiện. Đồng thời chủ động hơn khi xử lý các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.
Tìm hiểu các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện
Không gian thuê phòng tổ chức sự kiện ra sao?
Khảo sát không gian sự kiện bao gồm khảo sát sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan. Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện cho công tác tổ chức. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa.
Nếu như có số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn vì sẽ loãng chương trình. Riêng với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.
Cân nhắc chi phí thuê phòng tổ chức sự kiện hợp lý
Bạn nên tham khảo giá thành của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Nên dành thời gian và công sức để tìm kiếm và phân tích để tìm ra địa điểm phù hợp nhất. Nếu như sự kiện có quy mô lớn và có nhiều hạng mục quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì nên tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và mức giá phù hợp nhất.
Đảm bảo yếu tố an toàn cho khách mời tham gia sự kiện
Một điều nhà tổ chức sự kiện cần đặc biệt chú ý khi đi khảo sát địa điểm chính là mức độ an toàn cho người tham dự. Nên tìm hiểu thật kỹ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm.
Đảm bảo yếu tố an toàn cho khách mời tham gia sự kiện
Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng đến toàn bộ các hạng mục trong sự kiện. Do đó, cần lập bảng checklist khảo sát địa điểm và đánh giá lại các yếu tố để chọn ra địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất.
