Thuê địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý những gì?
Thuê địa điểm tổ chức sự kiện chính là một trong những yếu tố quyết định rất nhiều đến sự thành công của một sự kiện. vậy để lựa chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất, hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có trong quá trình chạy chương trình thì bạn cần lưu ý những gì? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp các bạn giải đáp thắc mắc
Lưu ý thời điểm bắt đầu thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi đã xác định chủ đề, chương trình sự kiện cần làm, bạn nên bắt đầu đi tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, trước khi tiến hành đi khảo sát địa điểm, bạn cần xác định rõ ràng ba vấn đề sau: Ngân sách, quy mô sự kiện và những yêu cầu về không gian.
Thời điểm tối thiểu để bạn đi thuê địa điểm tổ chức sự kiện nên vào khoảng 4 - 6 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Vì yếu tố địa điểm là một trong năm việc (5W1H) cần phải làm gấp trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch. Do vậy, lựa chọn được địa điểm tổ chức từ sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị cho những công việc khác như in ấn tờ rơi, công bố thông tin sự kiện tới công chúng,...
Sau khi đã xác định chủ đề, chương trình sự kiện cần làm, bạn nên bắt đầu đi tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt
Những lưu ý bạn cần biết khi đi thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Khảo sát vị trí địa lý
Để xác định được vị trí địa lý phù hợp cho sự kiện thì bạn hãy căn cứ vào đối tượng tham dự mà bạn muốn hướng đến là ai để lựa chọn vị trí của địa điểm muốn thuê cho phù hợp. Ví dụ, nếu đối tượng tham gia của bạn là cán bộ, công nhân viên chức làm việc tại Quận 4 thì bạn nên tìm một trung tâm hội nghị có sức chứa đủ ở quận 4 nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người di chuyển, tránh việc thuê địa điểm quá xa sẽ dễ gây ra việc người tham dự tới trễ và chương trình diễn ra chậm trễ so với giờ quy định.
Khảo sát vị trí địa lý nơi thuê địa điểm
Một lưu ý nữa, bạn nên tìm kiếm nơi tổ chức có vị trí địa lý, giao thông thuận lợi để cho những người tham dự có thể dễ dàng tìm kiếm.
Lưu ý đến bãi đậu xe
Dựa vào đối tượng những người tham gia sự kiện là ai? bạn nên tìm hiểu xem đa phần người tham dự sử dụng phương tiện nào, ô tô hay xe máy? Số lượng quy mô sự kiện lên tới bao nhiêu người để có thể ước tính được diện tích trống tối thiểu cho khách mời có chỗ đỗ xe.
Hoặc trong quá trình khảo sát, nếu xét thấy địa điểm tổ chức sự kiện dự kiến đáp ứng đủ yêu cầu. Tuy nhiên, bãi đậu xe lại bị giới hạn về không gian, thì bạn nên nhanh chóng tìm sang những khu vực xung quanh có bãi giữ xe nào không, để kịp thời đưa ra quyết định hoặc di chuyển sang việc khảo sát địa điểm mới.
Sức chứa và những dịch vụ và tiện ích đi kèm
Đầu tiên thì bạn hãy quan tâm về sức chứa của khán phòng, đại sảnh bạn chọn thuê làm nơi tổ chức. Ví dụ, sự kiện quy mô 500 người thì việc chọn một không gian sảnh với sức chứa vừa đủ sẽ tạo được cảm giác thoải mái cho người tham gia. Chú ý, phần lối đi ra vào nên rộng rãi để đề phòng được rủi ro khi có hỏa hoạn xảy ra, mọi người có thể thoát hiểm kịp thời.
Cân nhắc sức chứa và những dịch vụ và tiện ích đi kèm
Tiếp đến thì bạn cần quan tâm đến những vấn đề về chất lượng đồ ăn, thức uống (F&B) của nơi chọn thuê, dịch vụ Wifi, khu vực hậu cần dành cho ban tổ chức, số lượng bàn ghế, khăn trải có đủ đáp ứng không,…
Thêm một điều nữa bạn cần quan tâm, đó là bên phía cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể tùy chỉnh số lượng về khẩu phần ăn uống, điều chỉnh kích thước của phòng được không. Bởi tính linh hoạt của nơi tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm được một phần chi phí khi số lượng người tham dự ít hơn so với dự kiến.
Ngoài ra thì bạn cũng cần lưu ý biết thêm về phong cách kiến trúc của tòa nhà nơi chọn thuê truyền tải tới thông điệp gì? Cách trang trí, trưng bày nội thất của địa điểm cho thuê cũng ảnh hưởng rất lớn tới sự kiện của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức buổi dạ tiệc, bạn có thể sẽ cần những địa điểm tổ chức khác so với một buổi hội thảo.
