Những rắc rối bạn có thể phải đối mặt trước khi tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh khiến cho đơn vị tổ chức sự kiện luôn phải có sự chủ động bằng việc có sẵn những phương án dự phòng. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn thông tin về những rắc rối có thể bạn sẽ phải đối mặt trước khi tổ chức sự kiện.

Thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện đột ngột

Đây chính là rắc rối thường gặp nhất trước khi tổ chức sự kiện. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự, mua sắm vật dụng nữa. Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức thì sẽ không thể đo đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được.

Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, bạn lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như trong phạm vi thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức ở nhiều tỉnh thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu mất rất nhiều thời gian và công sức.

>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện ngoài trời và những rắc rối có thể xảy ra

Phiền toái khi thay đổi địa điểm đột ngột

Thay đổi thời gian tổ chức sự kiện đột ngột

Thay đổi thời gian tổ chức sự kiện đột ngột vì những lý do khách quan như thời tiết, hay những lý do chủ quan cũng gây ra rất nhiều phiền toái cho đơn vị tổ chức sự kiện. Nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm event diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối khổng lồ.

Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo.

Phiền toái khi thay đổi thời gian tổ chức sự kiện đột ngột

Tốt nhất là khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên.

Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất ký một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.

Bạn phải làm việc với quá nhiều đầu mối

Việc phải làm việc với quá nhiều đầu mối, thủ tục rườm rà chính là điều mà gây nên không ít ức chế cho đơn vị tổ chức. Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc chương trình kết thúc, bạn chỉ phải làm việc với một người và 1001 công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5, 6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. 

Trong trường hợp phải làm việc với nhiều đầu mối bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu chín người mười ý là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham.

Khách hàng tham gia quá nhiều các khâu tổ chức chương trình

Những sự kiện đã được giao cho công ty tổ chức thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng có những khách hàng quá kĩ tính thì sẽ tham gia quá nhiều vào event làm rối công tác tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event.

Ngay từ giai đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị đã có những rắc rối phát sinh, nếu như không giải quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra sự kiện.

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp cho các bạn trong bài viết này sẽ giúp cho các bạn có được bước chuẩn bị tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất, tạo tiền đề cho những bước thành công tiếp theo.