Những lưu ý giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời được thành công

Tổ chức sự kiện ngoài trời bạn luôn phải đối mặt với rất nhiều những tình huống phát sinh đặc biệt là thời tiết. Tuy vậy việc tổ chức ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại.

Để có thể thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn,…Được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn. Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công, ngoài một quy trình tổ chức chặt chẽ, nhà tổ chức còn phải lưu ý những điểm quan trọng sau. 

• Bố trí bãi đỗ xe ngoài trời cho khách

Việc tổ chức ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt.

Dựa trên số lượng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho người tham gia được thuận lợi.

>>> Tham khảo: Những rắc rối bạn có thể phải đối mặt trước khi tổ chức sự kiện

Bố trí bãi đỗ xe ngoài trời cho khách

Tùy theo tính chất sự kiện như sự kiện mở dành  cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tượng được mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi ô tô, và sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thường, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.

• Cần lên kế hoạch dự phòng rủi ro khi  tổ chức sự kiện ngoài trời

Đối với những sự kiện ngoài trời thì điều rủi ro nhất mà các đơn vị tổ chức phải đối mặt đó chính là sự thay đổi thời tiết theo chiều hướng xấu. Còn gì bằng khi  thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn.

Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn. Chỗ ngồi cũng cần được chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.

Cần lên kế hoạch dự phòng rủi ro khi  tổ chức sự kiện ngoài trời

Thời tiết ngày hôm đó cũng ảnh hưởng đến âm thanh, ánh sáng của sự kiện. . Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp.

Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.

• Đảm bảo vệ sinh 

Vê sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể tránh khỏi.

Có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên di chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện.

Đảm bảo vệ sinh khi tiến hành tổ chức ngoài trời

Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này

• Đảm bảo an toàn tối đa cho người tham gia sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện có thể sẽ  xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.

Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại được hỗ trợ về an ninh. 

Trên đây chính là một số lưu ý mà các đơn vị cần phải tính toán trước khi có ý định tổ chức sự kiện ngoài trời.