NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

23.11.2021

Tổ chức sự kiện là một cách thức góp phần “đánh bóng” hữu hiệu cho sản phẩm và thương hiệu của một doanh nghiệp. Sự kiện là cơ hội tốt để các doanh nghiệp có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác, các cơ quan truyền thông và cơ quan chính quyền. Đây là nơi giúp cho thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác có lợi cho doanh nghiệp. Hãy cùng nhau khám phá những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trong bài viết này nhé!

Một sự kiện thành công không chỉ cần một kế hoạch hoàn hảo, một địa điểm tốt mà những chi tiết nhỏ như âm thanh, ánh sáng, … cũng có những ảnh hưởng quyết định đến sự thành công chung của sự kiện.

Người tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản là lên kế hoạch cho chương trình, liện hệ với các đơn vị liên quan và còn phải liên hệ tất cả khách hàng, khách mời, chuẩn bị từ những chi tiết nhỏ nhất,… để đảm bảo có thể tùy ứng trong mọi tình huống khi diễn ra sự kiện.

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức quảng bá hữu hiệu cho các hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp. Vì thế, tổ chức thành công một sự kiện sẽ góp phần rất lớn vào thành công của một chiến dịch truyền thông. Muốn tổ chức sự kiện thành công bạn cần lưu ý các điều sau?

NOTE NGAY NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó cũng có tầm ảnh hưởng nhất định lên khách hàng mục tiêu. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ. Chính vì thế bạn cần lưu ý các điều sau.

1. LƯU Ý VỀ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Bạn cần khảo sát và chọn địa điểm tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt tránh trường hợp thời gian tổ chức sự kiện quá gần kề mà địa điểm cần thuê bị thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm tổ chức không đáp ứng được số lượng khách tham ra sự kiện,…

Sức chứa của nơi tổ chức buổi sự kiện là vấn đề bạn cần lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu bạn lên kế hoạch để làm tổ chức sự kiện tại một nơi có tiện nghi đầy đủ, không gian sang trọng và nhân viên phục vụ chuyên nghiệp sức chứa lại không đủ so với lượng khách mà bạn muốn mời. Do vậy, bạn cần khảo sát địa điểm tổ chức, kiểm tra xem có bao nhiêu khách mời tham gia, tránh việc mời mà khách không đi dư chỗ lãng phí hoặc khách đi quá đông vượt mong đợi lại không đủ sức chứa.

2. LƯU Ý VẤN ĐỀ MC

MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, khi tổ chức sự kiện bạn phải lưu tâm nhân vật này. Một sự kiện có thu hút hay nhàm chán phần lớn phụ thuộc vào người dẫn chương trình. Đã có rất nhiều sự kiện bị thất bại thảm hại bởi chương trình một đằng còn người dẫn chương trình thì một nẻo. Nguyên nhân có thể do MC nhận được kịch bản trễ nên không có thời gian đọc bản thảo hoặc cũng có thể là do người dẫn chương trình tự tin thái quá vào năng lực của mình nên chủ quan không tham khảo bản thảo. Do vậy, bạn cần có sự kiểm soát chặt chẽ vấn đề này để có một sự kiện được tổ chức thành công.

3. LƯU Ý CÁC NGÔI SAO

Sự xuất hiện của các “sao” sẽ giúp cho sự kiện hấp dẫn hơn, thu hút hơn và đông người đến xem hơn. Tuy nhiên đôi khi các ngôi sao này lại khiến bạn đau đầu. Khi tổ chức một sự kiện có mời các “sao”, bạn sẽ rất dễ gặp phải tình trạng các sao xài giờ dây thun khiến ban tổ chức chương trình phải tìm nhiều cách để chữa cháy hoặc cho các ngôi sao xẹt lên diễn trước. Đây là vấn đề sẽ thường xuyên gặp phải nên bạn cũng cần sự chuẩn bị trước để ứng phó tốt hơn.

4. LƯU Ý VỀ VẤN ĐỀ ÂM THANH, ÁNH SÁNG

Bạn cần lưu tâm đến các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… Bạn cần kiểm tra xem mọi thứ đã ổn chưa trước khi diễn ra sự kiện. Nếu bạn không chạy thử sẽ không thể phát hiện ra có sự cố bất ngờ hay không.

5. LƯU Ý CẦN CÓ SỰ PHỐI HỢP GIỮA CÁC BỘ PHẬN LÀM CHƯƠNG TRÌNH

Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Bạn thử tưởng tượng nếu các bộ phận tách rời nhau và không ăn ý với nhau thì sự kiện sẽ không còn liên tục, đứt quãng gây ra thảm họa đối với người xem.

ĐỂ MỌI VIỆC SUÔN SẺ KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN LÊN KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA RỦI RO

Để một sự kiện diễn ra thành công bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ từ thứ nhỏ nhặt nhất. Bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để dự đoán những sự cố xấu có thể xảy ra khi tổ chức một event nào đó. Ngoài việc tiên đoán trước được các rủi ro, bạn cũng nên đưa ra những phương án khắc phục những rủi ro đó để khi sự cố xảy ra sẽ khắc phục nhanh hơn. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn có khả năng kiểm soát tình hình tốt hơn.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN CÁC CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP?

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp :

  • Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành.

Thực tế những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện là rất dễ gặp phải nếu bạn chưa có kinh nghiệm thực tế, những sai lầm trên sân khấu đối với sự kiện lớn đòi hỏi chuẩn xác là không thể quay lại được.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

  • Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức

Điều này thực sự rất ý nghĩa đối với các đơn vị tổ chức. Vì với các công ty, doanh nghiệp thì công việc của họ luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi. Và không thể tập trung làm tốt được.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

  • Tiết kiệm chi phí

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi như đặt phòng khách sạn, cung cấp ca sĩ, đội múa, Mc dẫn chương trình…

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự đã làm việc quen,… Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

  • Quảng bá hình ảnh

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

  • Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.

Kết luận

Trên đây là những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện cũng như 1 số kinh nghiệm giúp bạn tổ chức sự kiện khai trương thành công và thu hút khách hàng. Nếu bạn có rất nhiều ý tưởng mới lạ và muốn hiện thực hóa, hãy liên hệ với ℂô𝕟𝕘 𝕥𝕪 𝕥ổ 𝕔𝕙ứ𝕔 𝕥𝕣𝕒𝕟𝕘 𝕥𝕣í 𝕤ự 𝕜𝕚ệ𝕟 ℍả𝕚 Đă𝕟𝕘 để được hỗ trợ tốt hơn. Chúng tôi hoàn toàn có thể giúp bạn lên một kế hoạch hoàn hảo, chỉn chu và khác biệt nhất cho những dự định của mình.

𝓗ả𝓲 Đă𝓷𝓰 luôn đảm bảo với quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Cùng với đội ngũ nhân viên năng động sẽ mang đến nhiều bất ngờ cho các khách mời tham dự. Cũng như tạo được ấn tượng sâu sắc với đối tác.

--------------------✨✨✨------------------------

 

𝐂𝐭𝐲 𝐓𝐍𝐇𝐇 𝐓𝐌 𝐃𝐕 𝐓𝐫𝐚𝐧𝐠 𝐓𝐫í 𝐇ả𝐢 Đă𝐧𝐠

🏘: 100 Đường Số 46. P. Bình Trưng Đông. Tp. Thủ Đức

⏰: 08h Am : 17h Pm ( Liên Hệ Trước Khi Đến )

📞HOTLINE: 0908.993.414 (Phước) / 0906.993.414 (Loan)

http://bongbonghaidang.com/

http://trangtrihaidang.com/

So sánh chi tiết
(So sánh tối đa 3 sản phẩm)
Contact Me on Zalo