Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu

25.06.2020

Xã hội ngày càng phát triển, xu hướng tổ chức sự kiện ngày càng được gia tăng lên và gần như có mặt trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện không phải là điều đơn giản, không phải ai cũng có thể làm ra và điều hành được một sự kiện theo đúng ý mà mình mong muốn. Bài viết sau đây sẽ giải quyết các vấn đề mà các đơn vị tổ chức sự kiện thường xuyên gặp, và kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện - Nội dung chương trình hấp dẫn

Nội dung chương trình hấp dẫn, độc đáo, có pha chút bất ngờ, kịch tính. Phải có nội dung rõ ràng, đáng nhớ và khắc sâu vào tâm trí người xem. Đừng để đó là những kịch bản chương trình quá quen thuộc mà khách dự tiệc chưa xem hết chương trình đã dự đoán được.

kinh-nghiem-to-chuc-su-kien-1

Nội dung chương trình hấp dẫn

Địa điểm ngày giờ tổ chức phải thực sự phù hợp

Địa điểm, ngày giờ tổ chức phải phù hợp. Điều này quyết định đến số lượng khách tham dự, và tâm trí của họ. Bạn không thể tổ chức lễ khai trương vào 12h đêm được, cũng như không thể tổ chức tiệc nhẹ vào lúc 12h trưa hay 7h tối.

Yếu tố  về mặt hình ảnh

Yếu tố về mặt hình ảnh. Hình ảnh luôn là thứ đập vào mắt người xem trước tiên, ấn tượng ban đầu đó sẽ quyết định họ có hứng thú hay không. Việc tạo dựng hình ảnh độc đáo, thú vị sẽ tạo cảm giác thoải mái hơn cho người đến dự event.

kinh-nghiem-to-chuc-su-kien-2

Hình ảnh luôn là thứ đập vào mắt người xem trước tiên, ấn tượng ban đầu đó sẽ quyết định họ có hứng thú hay không

Yếu tố về không khí của dòng người

Đối với các sự kiện (trừ đám tang), không khí cần được vui vẻ, không gượng gạo, mọi người nhiệt tình hết mình. Thế nhưng đây lại là những trăn trở của các nhà tổ chức, một phần vì sự kiện đó không phù hợp với đối tượng dự tiệc, 1 phần vì kịch bản quá nhàm chán, hoặc cũng có thể là do chính ban tổ chức không có “lửa” trong suốt quá trình diễn ra. Đôi khi chúng ta còn cần phải gài gắm người vào làm khách dự tiệc xong để họ tạo lửa cho chương trình.

Chất lượng dịch vụ 

Chất lượng dịch vụ cũng là yếu tố ta cần lưu ý đến. Chất lượng dịch vụ không tốt sẽ kéo theo tâm trạng khách dự tiệc không tốt, gây ảnh hưởng đến chương trình. Cần phải giám sát kỹ khâu tiếp đón khách, phục vụ khách, không để nhân viên phục vụ có thái độ không tốt với khách dự tiệc.

Những tố chất của một nhà tổ chức sự kiện vĩ đại

Có đam mê với công việc tổ chức sự kiện và nhiệt huyết. Đây là yếu tố vô cùng cần thiết của một nhà tổ chức sự kiện. Công việc của họ liên quan đến khá nhiều lĩnh vực và có thể đối diện với nhiều sự cố như là việc thiếu trang thiết bị, thiếu nhân sự, tiến lùi ngày tổ chức, thay thế hạng mục chương trình… Nếu không có một năng lượng lớn cùng với sự đam mê thì khó có thể làm được.

kinh-nghiem-to-chuc-su-kien-3

Có đam mê với công việc tổ chức sự kiện và nhiệt huyết

Có sự sáng tạo, đảm bảo tạo ra sự độc đáo, ấn tượng. Một trong các yếu tố thành công của sự kiện là sự bất ngờ, hãy đảm bảo bữa tiệc không theo một mô típ quá quen thuộc và gây sự nhàm chán.

Sự linh hoạt trong công việc. Hãy biết cách thích nghi với hoàn cảnh, nhân sự và trang thiết bị mà bạn có. Đừng bảo thủ hay cố gắng tổ chức sự kiện theo một khuôn khổ nhất định.

Có sự quan sát tốt, chi tiết. Giám sát là một trong các công việc của đơn vị tổ chức, hãy đảm bảo mọi thứ luôn ở đúng chỗ, một sai sót cũng có thể dẫn đến vấn đề lớn.

Là một người đúng giờ, biết sắp xếp thời gian lịch trình công việc, cũng như lịch trình trong toàn bộ quá trình diễn ra các hạng mục chương trình.

Có kỹ năng lãnh đạo. người tổ chức phải là người có kỹ năng lãnh đạo đội ngũ nhân sự, biết thúc đẩy tinh thần cho các nhân sự phục vụ, như lễ tân, Pg, đội ngũ loa đài, âm thanh ánh sáng…

Kỹ năng về tổ chức. Kỹ năng tổ chức có thể học và lấy kinh nghiệm, đây là kỹ năng quan trọng nhất. Tuy nhiên có những người sinh ra “không dành” cho kỹ năng này

So sánh chi tiết
(So sánh tối đa 3 sản phẩm)
Contact Me on Zalo