Bí quyết giúp bạn tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả
Tổ chức sự kiện là hoạt động rất thịnh hành hiện nay bởi sức ảnh hưởng của nó giúp mang đến lợi ích cực lớn cho doanh nghiệp. Nếu như bạn đang tìm kiếm một phương cách giúp tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi.
Chọn lọc ra mục đích chính của sự kiện
Việc xác định chính xác mục đích của sự kiện sẽ giúp bạn đưa ra kế hoạch tổ chức tốt nhất và đồng thời giúp giảm thiểu những chi phí ngoài lề không cần thiết. Đây là cách tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện rất hữu hiệu.
Chọn lọc ra mục đích chính của sự kiện
Mỗi một chương trình sự kiện được tổ chức sẽ có mục đích và ý nghĩa riêng. Do đó việc bám xác mục đích chính sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn đối với khách hàng mục tiêu, gia tăng lợi ích khi tổ chức sự kiện. Để ước lượng chính xác hơn về chi phí, bạn có thể lập bảng chi phí chi tiết cho từng hạng mục. Từ đó có thể cân đối ngân sách cho phù hợp.
Bạn nên tận dụng tối đa những lợi thế mình đang có
Để tiết kiệm tối đa chi phí cho tổ chức sự kiện thì bạn nên tận dụng tối đa những gì có sẵn. Chẳng hạn như địa điểm tổ chức sự kiện ngay tại công ty, trang thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, nhân viên trong công ty…
>>> Tham khảo: Cho thuê cổng hơi tphcm
Bạn nên tận dụng tối đa những lợi thế mình đang có
Ngoài ra, các đơn vị trong cùng lĩnh vực cũng có thể bổ sung hỗ trợ nhau phát triển. Nên bạn cũng có thể tận dụng cơ hội này để hợp tác đôi bên có lợi và tiết kiệm chi phí. Đây là cách tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện rất hay và hiệu quả đấy. Bạn hãy cân nhắc để không bỏ lỡ cơ hội nhé.
Tiến hành giám sát sự kiện chặt chẽ hơn
Từ khâu lên kế hoạch, kịch bản cho đến thực thi. Tất cả đều phải được kiểm tra giám sát chặt chẽ. Những thiết bị sự kiện nào cần thiết cho sự kiện thì sẽ thuê, nên ước lượng con số để tránh lãng phí. Bạn cần lưu ý không nên thuê những vật dụng không cần thiết cho sự kiện khiến chi phí phát sinh tăng cao.
Tiến hành giám sát sự kiện chặt chẽ hơn
Lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện quen thuộc để được discount
Nếu công ty bạn thường xuyên tổ chức sự kiện và bạn đã tìm được một đối tác chuyên tổ chức sự kiện uy tín thì tại sao không tiếp tục lựa chọn dịch vụ của họ. Bạn có thể sẽ được giảm giá hậu hĩnh vì là khách hàng và đối tác thân thiết.
Với những khách hàng thân thiết đơn vị tổ chức sự kiện luôn có mức giá rất ưu đãi. Với đội ngũ ekip sáng tạo, nhạy bén, năng động, tự tin giúp doanh nghiệp, khách hàng tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp. Đồng thời giảm thiểu chi phí cho tổ chức sự kiện.
Ấn định ngân sách
Đây là việc quan trọng nhất, giúp cho các bạn tránh được việc “vung tay quá chán” khi tổ chức sự kiện. Khi đã biết ngân sách bạn có thể chi ra là bao nhiêu, bạn sẽ có thể lên kế hoạch được về quy mô sự kiện mà bạn định tổ chức.
Bạn có thể lên ngay kế hoạch phân chia kinh phí cho các hoạt động khác nhau. Chia phần trăm kinh phí cho từng hoạt động để tiện bề theo dõi tình hình hoạt động cũng như phần kinh phí còn lại và có hướng điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.
Bạn phải có một bảng chia ngân sách dự tính cụ thể từng hoạt động thuê địa điểm, thuê đạo cụ, thuê nhân lực, trang thiết bị, ăn uống, đưa đón, quà tặng… Bảng này càng chi tiết thì việc quản lý sau này càng dễ. Đến sau sự kiện khi tổng kết, nếu bảng càng sát với thực tế thì khả năng hoạch định của bạn càng cao.
>>> Tham khảo thêm: CHO THUÊ BÓNG KHÍ CẦU TẠI KON TUM
